5 oder 10 Jahre? Wie lange ein Prüfprotokoll wirklich aufbewahrt werden muss

Wie lange ein Prüfprotokoll aufbewahrt werden muss, steht in keiner VDE-Norm. Wer danach sucht, findet stattdessen widersprüchliche Angaben — fünf Jahre hier, zehn Jahre dort. Der Widerspruch löst sich auf, sobald man sieht, dass beide Zahlen aus unterschiedlichen Vorschriften stammen, die zwei unterschiedliche Fragen beantworten.

Fünf Jahre: die Mängelgewährleistung

Nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB verjähren Mängelansprüche bei einem Bauwerk nach fünf Jahren. Eine fest installierte elektrische Anlage gilt als Teil des Bauwerks — die fünf Jahre beantworten also die Frage: Wie lange kann ein Kunde wegen eines Mangels an der Installation selbst gegen den ausführenden Betrieb vorgehen?

Zehn Jahre: die allgemeine Höchstfrist

Eine andere Vorschrift, § 199 Abs. 4 BGB, setzt für Ansprüche, die nicht unter die spezielleren Fristen fallen, eine Höchstfrist von zehn Jahren ab Entstehung des Anspruchs — unabhängig davon, ob der Geschädigte den Schaden überhaupt kennt. Diese Frist beantwortet eine andere Frage: Wie lange kann grundsätzlich noch irgendein Anspruch aus dem Sachverhalt entstehen, auch einer, der heute noch nicht absehbar ist?

Für ein Prüfprotokoll heißt das: Es ist nicht nur bis zum Ende der Mängelgewährleistung relevant, sondern potenziell so lange, wie überhaupt noch ein Anspruch aus dem geprüften Zustand der Anlage denkbar ist. In der Praxis orientieren sich viele Betriebe deshalb an der längeren, zehnjährigen Frist — sicher ist das nur die vorsichtigere Wahl, keine feste gesetzliche Pflicht.

Die dritte Frage: die DSGVO

Ein Prüfprotokoll enthält in der Regel auch personenbezogene Daten — Kundenname, Adresse, manchmal Ansprechpartner. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger zu speichern als nötig. Das steht in einem echten Zielkonflikt zur zivilrechtlichen Vorsicht, möglichst lange aufzubewahren: Ein Betrieb muss beide Anforderungen gegeneinander abwägen und die Frist begründen können — pauschal „für immer" ist ebenso wenig haltbar wie „gleich wieder gelöscht".

Das eigentliche Risiko: das Medium, nicht die Frist

Unabhängig davon, ob am Ende fünf oder zehn Jahre gelten: Ein Papierprotokoll, das diesen Zeitraum in einem Aktenordner überstehen soll, ist in der Praxis der eigentliche Schwachpunkt — Wasserschaden, ein Umzug, ein verlegter Ordner, und der Nachweis ist weg, unabhängig davon, wie lange er hätte aufbewahrt werden müssen.

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